Informații:

Job: Office Administrator

Nivel cariera: Entry (0-2 ani), Middle (2-5 ani)

Limbi vorbite: engleză

Adresa/ adresele jobului: Iași

Responsabilități:

• Asigurarea bunei funcționări a sediului companiei, a punctelor de lucru și a spațiilor închiriate;
• Gestionarea fluxului de documente în companie și cu clienții/furnizorii;
• Gestionarea relației cu furnizorii companiei;
• Activități de protocol;
• Administrare parc auto;
• Aprovizionarea companiei cu birotică și materiale de curățenie;
• Administrarea cardurilor de acces și a obiectelor de inventar.

 Activități:

• Asigură activitatea de primire, înregistrare, repartizare și predare a corespondenței, primită prin poștă/curier și electronic pe email;
• Transmite corepondența prin curier, întocmește AWB-ul de expediție și urmărește livrarea acestuia;
• Verifică, ștampilează, arhivează și se îngrijește în general de buna păstrare a documentelor;
• Gestionează spațiile de cazare închiriate (chirii, utilități, programări interne spații cazare, reparații). Menține relațiile cu administratorii imobilelor;
• Efectuează rezervări pentru spații de cazare și mijloace de transport, inclusiv avion, conform procedurilor interne;
• Urmărește plățile aferente chiriilor, utilităților, facturilor administrative;
• Organizează și răspunde de curățenia și buna funcționare a sediului companiei, coordonează personalul responsabil de curățenie;
• Păstrează programul de întâlniri al directorilor, stabilește întâlniri la cererea acestora, redactează documentele necesare bunei desfășurări a întâlnirilor (minute ale întâlnirii);
• Conlucreaza cu colegii din departamentul de marketing și resurse umane  pentru identificarea, organizarea și buna desfășurare a tuturor evenimentelor organizate de companie;
• Gestionează relația cu furnizorii de utilități și de servicii administrative;
• Asigură protocolul ședințelor cu clienții și cel necesar activităților interne și comenzile pentru prânz la firmele de catering;
• Asigură aprovizionarea companiei cu birotică și materiale de curățenie, conform necesarelor interne;
• Întocmește documentele de deplasare ale general managerului și se asigură ca acestea sunt înregistrate și arhivate;
• Asigură evidența tuturor necesarelor de deplasare, conform procedurilor interne;
• Gestionează documentele companiei, inclusiv prin încarcare acestora în Sharepoint: notificări, înștiințări, procese verbale, facturi acceptate de clienți, etc.;
• Administrează parcul auto al companiei, prin efectuarea de rezervări ale mașinilor de serviciu, asigurări, roviniete, evidență revizii, evidență situații contracte de leasing, împreună cu responsabilul de parc auto;
• Administrează sistemul de acces în clădire prin configurarea cardurilor acces și a setărilor necesare bunei funcționări a sistemului;
• Se asigură de predarea/primirea de către angajați a obiectelor de inventar necesare activității curente.

Cerințele specifice:

• Studii superioare;
• Cunoştinte de limba engleza, scris şi vorbit, nivel mediu;
• Excelente abilitati de comunicare (verbal si in scris) si negociere;
• Bun administrator;
• Capacitate de analiza si orientare catre solutii;
• Capacitatea de a lucra intr-un mediu dinamic;
• Abilitatea de a lucra cu termene stranse;
• Aspect placut, ingrijit

Beneficii:

• Mediu de lucru dinamic într-o echipă tânără;
• Oportunitatea dezvoltării unei cariere de durată într-o companie importantă din domeniul IT;
• Traininguri;
• Pachet salarial motivant.

Pentru mai multe detalii http://rpss.ro/ro_RO/cariere/posturi-disponibile/office-administrator/